Endlich Sommerferien – auch einige Zahnarztpraxen werden in diesem Sommer für einige Zeit schließen oder zumindest den Betrieb reduzieren, um eine wohlverdiente Auszeit einzulegen. Doch bevor es losgeht, gilt es einiges zu beachten, damit Inhaber und Praxisteam entspannt in den Urlaub gehen können und es auch nach der Betriebspause keine unliebsamen Überraschungen gibt.

Damit am letzten Tag keine Hektik ausbricht, gibt die nachstehende „Checkliste Praxisurlaub“ einen Überblick über die wichtigsten Punkte.

Kommunikation: Praxisurlaub bekannt machen

• Praxisurlaub rechtzeitig mit Mitarbeitern absprechen
• Praxisvertretung suchen
• Patienten über Praxisurlaub und Vertretung informieren (Aushang über Praxisschließung, Handzettel, Website, Facebook, Praxisschild)
• Absprache mit Dentallabor und Fachhandelspartner
• Anrufbeantworter besprechen
• Abo-Service (Zeitungs-, Blumen-, Lunchlieferung etc.) aussetzen

Hygiene in der Zahnarztpraxis während der Praxisschließung

• Behandlungseinheiten und andere Geräte fachgerecht außer Betrieb nehmen
• Medizinprodukte aufbereiten
• Reinigungskraft informieren, gegebenenfalls Grundreinigung vereinbaren
• Im Ionenaustauscher bei längeren Standzeiten Kartuschen austauschen lassen, da sich auch hier die Keime vermehren können
• Inbetriebnahme der Praxis nach dem Urlaub vorbereiten

Organisatorische Fragen rund um den Praxisurlaub

• Umgang mit Verbrauchsmaterialien organisieren
• Hand- und Winkelstücke zur Wartung einschicken
• Praxiswäsche zur Wäscherei
• Einbruchschutz der Praxis prüfen
• Postlagerung veranlassen
• Lebensmittel aus Kühlschrank entnehmen
• Blumendienst organisieren       

Praxisurlaub mit Mitarbeitern besprechen

Während der Schulferien im Sommer geht es in Zahnarztpraxen oft ruhig zu. Einige Praxisinhaber machen deshalb in dieser Zeit Betriebsferien. Doch spontan zu entscheiden: „Ich schließe die Praxis einfach zu“, ist aus Sicht des Arbeitsrechts nicht so einfach. In der Regel müssen Betriebsferien bereits zum Jahresbeginn angekündigt werden. Denn Betriebsferien sind für einige Mitarbeiter eine ungewünschte Zwangspause, bei der die Freiheit der eigenen Urlaubsplanung eingeschränkt wird.

Betriebsferien: maximal drei Fünftel des Jahresurlaubs

Grundsätzlich obliegt dem Praxisinhaber das Direktionsrecht Betriebsferien anzuordnen, während die Praxis geschlossen ist. Idealerweise ist im Arbeitsvertrag eine Klausel zu Betriebsferien verankert.

Es gilt: Der Arbeitgeber kann über drei Fünftel des Jahresurlaubs verfügen – wann und wie er die restlichen Tage nehmen möchte, bleibt dem Mitarbeiter überlassen. Bei 25 Urlaubstagen darf der Praxisinhaber demnach maximal 15 Tage für den Betriebsurlaub verplanen.

Mitarbeiter brauchen Planungssicherheit

Um den Mitarbeitern Planungssicherheit zu geben, muss der Betriebsurlaub zu Beginn des Urlaubsjahres festgelegt sein. Es geht aber nicht nur um die Rechte als Arbeitgeber, sondern auch um Personalführung und Mitarbeitermotivation, kurz: Um die Frage, ob ein Praxisinhaber als faire und verlässliche Führungskraft wahrgenommen werden möchte. Deshalb gilt: Es empfiehlt sich nicht nur, die Pläne für einen Betriebsurlaub rechtzeitig im Praxisteam bekannt zu geben, sondern auch zu besprechen und mögliche Einwände ernst zu nehmen.

Praxisvertretung finden

Laut Berufsrecht ist der niedergelassene Zahnarzt verpflichtet, für eine Vertretung zu sorgen, wenn die Praxis während der Sprechzeiten geschlossen ist. Der rechtlich sicherste Weg ist es, sich durch einen niedergelassenen Kollegen vertreten zu lassen. In dem Fall wird der Behandlungsvertrag zwischen dem Vertreter und dem Patienten geschlossen. Die Leistungen werden über den Vertreter abgerechnet. Diese Art der Vertretung ist nicht anzeige- oder genehmigungspflichtig.

Patienten rechtzeitig informieren

Wichtig ist jedoch, dass die Patienten über Namen, Anschrift und Telefonnummer der Vertretung informiert werden. Dies kann zum Beispiel über Handzettel geschehen, die im Vorfeld verteilt werden. Zudem sind während der Urlaubszeit ein Aushängeschild sowie eine entsprechende Ansage auf dem Anrufbeantworter mit den notwendigen Informationen angeraten. Auch ein Hinweis auf der Website kann für den Patienten hilfreich sein.

Informieren Sie Ihre Patienten über die Praxisvertretung und eine etwaige Urlaubspause – in wechselhaften Zeiten wie diesen ist eine gute Kommunikation besonders wichtig.

Geräte korrekt auf Praxisschließung vorbereiten

Bereiten Sie alle Geräte in der Zahnarztpraxis korrekt auf die Praxisschließung vor. Behandlungseinheiten, Autoklaven, Desinfektor, Sterilisatoren und andere Geräte können nicht einfach ausgeschaltet werden, sondern müssen immer entsprechend der Herstellerinformationen außer Betrieb gesetzt werden. Das gilt insbesondere für Geräte mit wasserführenden Elementen, und um so mehr, wenn die Temperaturen steigen.

Brutstätte für pathogene Keime

Während der Standzeiten finden Biofilme und Bakterien beste Bedingungen für Wachstum und Vermehrung in der Praxis vor. Eine ungenutzte Leitung mit abgestandenem Wasser ist dann eine richtige Brutstätte für pathogene Keime. Die Urlaubszeit (und auch ein langes Wochenende) stellt daher ein Risiko für mikrobielle Kontaminationen dar.

Wie das geht und was sonst noch beachtet werden sollten, wenn Geräte für einige Zeit nicht genutzt werden, hat Henry Schein in einem eigenen Artikel zusammengefasst. Hier finden Sie auch praktische Checklisten zum Download.

Bei längeren Praxisschließungen sollte sich jemand um die Geräte kümmern und regelmäßig Wasser durchlaufen lassen. Diese Aufgabe übernimmt bei Bedarf auch ein erfahrener Dentaltechniker aus dem Technischen Service.

Umgang mit Verbrauchsmaterialien

Im Sinne eines materialgerechten und schonenden Umgangs sollten auch die Verbrauchsmaterialien entsprechend urlaubsfit gemacht werden. Herstellerinformationen klären zum Bespiel darüber auf, wie lange angebrochene Materialien haltbar sind und wie die richtige Lagerung erfolgen sollte.

Gegebenenfalls müssen angebrochene Materialien auch entsorgt werden. Schon vor dem Urlaub sollten die Verbrauchsmaterialien eingeplant werden, die in den ersten Tagen nach dem Urlaub in der Praxis benötigt werden. Eine unsachgemäße oder zu lange Lagerung kann die Qualität vieler Materialien deutlich beeinträchtigen.

Nach dem Urlaub

Henry Schein stellt eine Checkliste zur Inbetriebnahme von Behandlungseinheiten nach Pausen zur Verfügung, um die Geräte nach längeren Standzeiten ohne Probleme wieder hochfahren zu können. Damit das Team nicht nur gut erholt, sondern auch ohne technische Probleme in den Praxisalltag zurück kehren kann.