Wenn Honorare fehlen, Regresse zuschlagen oder gar Prozesse verloren gehen, gibt es immer und ganz schnell einen Hauptschuldigen: die mangelhafte Dokumentation. Aber niemals kann diese existenzielle Verantwortung auf nur eine Person „abgewälzt“ werden, denn dafür sind grundsätzlich alle Teammitglieder gemeinsam verantwortlich.

Achtet das Team nicht gemeinsam und mit Argusaugen auf eine penibel genaue Dokumentation, sind negative Konsequenzen (um nur einige zu nennen) vorprogrammiert:

• Leistungen, die nicht dokumentiert sind, gelten als nicht erbracht.
• Abrechnungen sind unvollständig und fehlerhaft.
• Honorarverluste (Zahnärztekammern gehen von 24 bis 42 Prozent aus)
• Nachprüfbarkeit von Behandlungen und Diagnosen werden erschwert.
• Rechtliche Konsequenzen, zum Beispiel Leistungskürzungen und Honorarverluste
• Negative Folgen durch Rechtsstreitigkeiten
• Honorarkürzungen im Kontext einer Wirtschaftlichkeitsprüfung
• Zeitverlust aufgrund vermehrter Nachfragen und Informationsbeschaffung
• Und eine nicht zu unterschätzende Unzufriedenheit im gesamten Team und bei den Patienten.

WAS muss WANN und WIE dokumentiert werden?

Da es vom Gesetzgeber keine „Muster-Anleitung“ zur Dokumentation gibt, müssen die Dokumentationsregeln praxisintern aufgestellt, umgesetzt und gelebt werden. Alle Teammitglieder müssen die gleiche „Dokumentationssprache“ sprechen. Die wichtigsten Fakten sind hier kurz zusammengefasst:

Was muss dokumentiert werden?

Wie muss dokumentiert werden?

Wann muss dokumentiert werden?

Was muss bei der Dokumentation beachtet werden?

Die häufigsten, aber vermeidbaren Fehlerquellen sind:

1. Mangelnde Kommunikation:

• Fehlende oder unzureichende Kommunikation zwischen Behandler und Assistenz
• Behandlung kann nicht vollständig dokumentiert werden

2. Unvollständige Dokumentation:

Behandlungsabläufe werden unvollständig beschrieben. Befunde und Beratungsinhalte fehlen. Dadurch entstehen Lücken in der Behandlungsdokumentation.

3. Keine Kontrolle durch den Behandler:

• Nur die zeitnahe Überprüfung durch den Behandler ermöglicht es, fehlende oder unvollständige Dokumentationen nachzutragen oder zu ergänzen.
• Merke: Was nicht dokumentiert ist, wurde wahrscheinlich nicht erbracht und darf auch nicht abgerechnet werden.

4. Falsch notierter Behandlungsablauf fällt nicht auf:

• Abrechnungskraft kann die Behandlungsabfolge bei unzureichender Dokumentation nicht nachvollziehen, da sie in den Behandlungsablauf nicht miteinbezogen war.
• Aufzeichnung der Behandlungsabläufe ist lücken- oder fehlerhaft.
• Vollständige Abrechnung kann nicht erstellt werden.

5. Keine Kenntnis über den Stundenhonorarumsatz (ZA, ZFA, ZMP, DH):

Der individuelle Stundenhonorarumsatz ist einer der wichtigsten Grundlagen für die Honorarkalkulation. Oft sind die Steigerungssätze viel zu niedrig, und es wird unterhalb des „Bema-Niveaus“ berechnet. Honorar-Vereinbarungen gemäß Paragraf 2 Abs. 1 und 2 GOZ werden viel zu selten eingesetzt.

6. Mehrfachbelastung durch Personalmangel:

Abrechnungskraft muss zwischen Terminvergabe, Telefon und Patientenkontakt auch die aufwendige und zeitintensive Abrechnung erstellen.

7. Verletzung der Dokumentationspflicht:

Bei gerichtlichen Auseinandersetzungen führt eine unzureichende Dokumentation immer zu Problemen in der Beweisführung, zum Beispiel bei dem Vorwurf eines Behandlungsfehlers.

8. Fehlende Abrechnungskenntnisse:

• Unzureichende Abrechnungsinhalte während der Ausbildung
• Unregelmäßige Fortbildung der Mitarbeiter
• Auch wenn Zahnärztinnen und Zahnärzte ihre Leistungsabrechnung nicht selbst durchführen (also quasi delegieren), sind sie dafür verantwortlich. Deshalb ist es extrem wichtig, dass auch sie sich mit diesem Thema befassen (müssen).
• Auch externe Abrechnungskräfte müssen auf ihre Qualifikation überprüfbar sein. Fragen Sie nach regelmäßigen Fortbildungen im Abrechnungssektor (zum Beispiel bei einer Zahnärztekammer oder bei DAISY). Ein einmal erworbener Titel (ZMV) ist nicht ausreichend. Die Welt der Abrechnung ändert sich rasant.

Fazit: Eine sehr gute Dokumentation ist die Basis für eine perfekte Abrechnung und dient der Sicherstellung betriebswirtschaftlich stimmiger Honorare. Sie dient bei rechtlichen Auseinandersetzungen als Beweismittel und kann sowohl den Zahnarzt als auch den Patienten vor unberechtigten Forderungen schützen. Sie unterstützt die Behandlungsqualität und kann das Vertrauen zwischen Patienten und dem gesamten Team fördern. Auch wenn eine umfangreiche Dokumentation als „lästig“ erscheint, ist sie eines der wichtigsten Instrumente, um als Zahnarztpraxis erfolgreich zu sein.

Die DAISY-Abrechnungstipps erscheinen seit März 2024 monatlich auf Quintessence News und im Quintessenz-Team-Newsletter „Für Team & Praxis“.

Abrechnungstipp März 2024: Tamponieren ohne vorherige chirurgische Intervention

Abrechnungstipp April 2024: DVT, Zuschlag und Höchstwertregelung – easy, oder?

Abrechnungstipp Mai 2024: Aligner-Therapie und die Besonderheiten einer korrekten Berechnung (1)

Abrechnungstipp Juni 2024: Aligner-Therapie und die Besonderheiten einer korrekten Berechnung (2)

Abrechnungstipp Juli 2024: Chairside-Leistungen: Erkennen und Benennen – Kalkulieren und Liquidieren

Abrechnungstipp August 2024: Telemedizinische Leistungen im Kontext einer korrekten Abrechnung

Abrechnungstipp September 2024: Notwendig oder nicht notwendig?

Abrechnungstipp Oktober 2024: OP-Zuschläge nach der GOZ oder nach der GOÄ?

Abrechnungstipp November2024: Endo perfekt! Rechnung korrekt?

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Sylvia Wuttig, B.A., Bachelor of Arts (Management von Gesundheitseinrichtungen), schreibt als Gründerin, Geschäftsführerin und alleinige Gesellschafterin der Daisy Akademie + Verlag GmbH seit 1976 Erfolgsgeschichte.

Dentale-Abrechnungs-Informations-Systeme (DAISY) haben Sylvia Wuttig bundesweites Renommee gebracht. Mehr als 100.000 Zahnärzte und Praxismitarbeiter wurden von ihr im Laufe von mehr als 45 Jahren in allen Bereichen der Abrechnung geschult.

Beratende Tätigkeiten, Vorträge und Seminare unter anderem für Zahnärztekammern, Kassenzahnärztliche Vereinigungen, Initiative unabhängige Zahnmedizin (IUZ), Schulen, Rechenzentren, Krankenkassen, Industrieunternehmen, zahntechnische Labors und Software-Firmen gehören ebenfalls zu ihren Aktivitäten.

Seit mehr als 20 Jahren ist sie aktives Mitglied der Prüfungskommission der Landeszahnärztekammer Sachsen für die Prüfung zur/zum Zahnmedizinischen Verwaltungsassistentin/Verwaltungsassistenten (ZMV).

Im Rahmen eines offiziellen Lehrauftrags an der Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg hat sie mehr als zehn Jahre alle Studierenden der Zahnheilkunde im Bereich „Honorierungssysteme“ unterrichtet.

An der Europäischen Fachhochschule (vormals PraxisHochschule) in Köln ist sie seit 2013 als Dozentin und später als Gutachterin für Bachelor-Arbeiten tätig. Sie unterrichtet unter anderem Studierende (Bachelor of Science) im Bereich „Zahnärztliches Abrechnungsmanagement“. Für Quintessence News bereiten sie und ihr Team seit März 2024 exklusiv jeden Monat einen exklusiven Abrechnungstipp auf.