Röntgengeräte, Intraoralscanner, Praxismanagement, Telematikinfrastruktur: In einer Zahnarztpraxis müssen heute viele multifunktionale Digitalsysteme kommunizieren, und das stabil und sicher. Doch Computerviren, Phishing-Mails, Systemabstürze, volle Festplatten etc. setzen diesem komplexen System zu. Wie kann man sich davor schützen und die digitale Zahnarztpraxis sicher aufstellen?

IT-Infrastruktur in der Zahnarztpraxis: ein komplexes Gebilde

Für den reibungslosen Workflow in der Zahnarztpraxis müssen viele verschiedene Geräte und Software-Lösungen nahtlos ineinandergreifen: Auf dem Server laufen die Programme für die Verwaltung, immer mehr gibt es jetzt mit Anbindung an eine Cloud. Die Software speichert persönliche Patientendaten, rechnet Leistungen ab, dokumentiert Anamnesen, Diagnosen und Therapien. Elektronische Terminplanung, Buchhaltung und Kommunikation erleichtern die Arbeitsabläufe beim Praxismanagement. Mitglieder des Praxisteams müssen an den Workstations in verschiedenen Behandlungsräumen gleichzeitig darauf zugreifen können –- eventuell auch externe Abrechnungsdienstleister.

Außerdem gibt es noch Spezialgeräte in Zahnarztpraxen, die eigenständig Daten verarbeiten (und zukünftig immer öfter in einer Cloud sichern), wie Röntgengeräte, Intraoralscanner und Sterilisationsapparate. Und nicht zu vergessen: Router, Drucker, Scanner und eine physische oder Cloud-Telefonanlage. Alle diese Geräte, Programme und Apps müssen miteinander kommunizieren können. Nichts kann einen Praxisalltag mehr aufhalten als wichtige Informationen, die nicht sofort greifbar sind. Abgesehen davon: Leistungen können nicht abgerechnet werden, wenn sie nicht digital erfasst sind.

TI-Anbindung mit dem EBZ bietet echte Vorteile

Und zu dieser internen Kommunikation kommt die gesetzlich vorgeschriebene Telematikinfrastruktur. Das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren (EBZ) etabliert den sicheren Austausch zwischen Ärzten, Krankenkassen, Dentallaboren und Krankenhäusern. Medizinische Informationen für die Behandlung von Patientinnen und Patienten sind einfach und schnell verfügbar. Die Überprüfung und Bestätigung von Heil- und Kostenplänen liegen im optimalen Fall in kürzester Zeit vor.

Zahl digitaler Anwendungen in der TI nimmt zu

Auch erleichtert die Digitalisierung eine verlässliche Zahnarzt-Patient-Beziehung über ein geschlossenes System: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen werden vom Arbeitgeber direkt abgerufen; verschreibungspflichtige Arzneimittel landen per E-Rezept direkt bei jeder Apotheke; elektronische Arztbriefe und können aus dem PVS heraus komfortabel an andere Praxen geschickt werden. Demnächst wird auch die Kommunikation mit dem gewerblichen Dentallabor über die sichere TI-Kommunikation KIM hinzukommen. Besonders wichtig kann das für Fachbereiche wie Prothetik, Kieferbruch, Kiefergelenkerkrankungen oder Kieferorthopädie sein. Und nicht zuletzt wird die elektronische Patientenakte 2025 Realität.

Phishing, Systemabsturz, Passwörter: schwerwiegende Folgen für die IT

Dieser reibungslose Arbeitsalltag wird dann unterbrochen, wenn es irgendwo bei der Verarbeitung und Weitergabe all dieser Daten hakt. Und Probleme kann es leider an mehreren Schnittstellen geben, angefangen bei veralteten Betriebssystemen und Druckern. Aber am schlimmsten sind Viren und Trojaner: Sie landen schnell im System, wenn in der Hektik des Alltags gefälschte E-Mails geöffnet werden.

Phishing, Ransomware oder gezielte Attacken bilden damit ein Risiko für die IT-Infrastruktur einer Zahnarztpraxis – mit schwerwiegenden Folgen. Ein erfolgreicher Angriff kann nicht nur den Praxisbetrieb lahmlegen, sondern Patientinnen und Patienten verlieren bei einem Datenklau auch das Vertrauen. Im schlimmsten Fall kann das erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Telematikinfrastruktur oft fehleranfällig

Außerdem ist die wichtige Telematikinfrastruktur fehleranfällig. Die Software des Konnektors ist veraltet, das Kartenterminal hat Leseschwierigkeiten oder die Sim-Karte ist abgelaufen. In der Praxis wird mit den PIN-Nummern und anderen Passwörtern oft nachlässig umgegangen. Akute Probleme mit der digitalen Infrastruktur können das gesamte Praxisteam davon abhalten, sich dem zu widmen, wofür es jeden Morgen die Praxistür öffnet: Die Zahnprobleme von Patienten lösen und Mundgesundheit erhalten.

Probleme gar nicht erst entstehen lassen

Wie in der Zahnmedizin gilt auch für die IT-Sicherheit: Am besten ist es, solche Probleme gar nicht erst entstehen zu lassen. Dabei können spezialisierte Unternehmen helfen. Wir bei Weissheit können dabei auf langjährige Erfahrungen zurückgreifen. Die Tools, die das Unternehmen zur Verfügung hat, sind so multifunktional wie das IT-System selbst. Aber erst in der Kombination werden sie effektiv: Mittels einer Spezialsoftware prüft Weissheit zum Beispiel rund um die Uhr – auch am Wochenende – den Zustand der Festplatten und anderer Geräte. So wird ständig gecheckt, ob laufende Programme wie Windows, Google Chrome, Firefox oder Adobe Sicherheitsupdates brauchen. Damit entsteht eine Liste für das sogenannte Patch-Management.

Automatische Software- und Datenpflege

Dieses Patch wird automatisch auf alle Server und Workstations aufgespielt und durch einen angeforderten Neustart aktiviert. Gleichzeitig werden temporäre Dateien gelöscht, wie zum Beispiel Druckerspooler, bevor die Festplatten volllaufen und das Patientenverwaltungssystem keine Daten mehr ablegen kann. Das Besondere: Dieses Monitoring-System läuft im Hintergrund und ermöglicht zusätzlich die Fernwartung, kann also auch außerhalb der Praxiszeiten arbeiten.

Sicheres Backup für die Patientendaten

Weil die Patientendaten das Wertvollste einer Zahnarztpraxis sind (und der Schutz und die Sicherheit dieser Daten vom Gesetzgeber sehr hoch eingestuft wird), legen wir Wert auf ein Backup-Konzept, das nach der 3-2-1-Regel funktioniert: 3 Kopien der Daten auf 2 verschiedenen Medien, 1 Kopie sollte extern gelagert sein. Das funktioniert durch den Einsatz eines Netzwerkdateiservers und die externe Datenlagerung in einem zertifizierten Online-Speicher.

Firewall: Doppelt hält besser

Minicomputer als Firewall: Zwischen dem Router und dem eigenen Netzwerk wird ein kleiner Computer installiert, der die Kommunikation mit der Außenwelt regelt. Er schützt das Netzwerk vor dem Einfall schädlicher Angreifer – gleichzeitig können Teammitglieder aus dem Homeoffice darauf zugreifen. Auch dieser kleine Computer wird laufend überwacht.

Viren und Erpresser sicher draußen halten

Dazu kommt ein erweiterter Virenschutz: Bekannte Virensignaturen werden mittels Software erkannt und eliminiert. Zusätzlich greift Künstliche Intelligenz ein, bevor das Virus das System überhaupt erreichen kann.

Der wichtigste Punkt: Falls es ein Virus doch auf den Rechner schaffen sollte, versetzt die Sicherheitssoftware das Virus in Quarantäne und erstellt gleichzeitig einen digitalen Schnappschuss des Systems. Dann kann das System wieder auf den Punkt gesetzt werden, der noch virusfrei war – und die mögliche Erpressung läuft ins Leere.

Johannes Benedikt Teltscher, Hamburg

Johannes Benedikt Teltscher ist Geschäftsführer der Weissheit GmbH, einem IT-Systemhaus und einer Marketingagentur mit Spezialisierung auf den Gesundheitsmarkt. Unter seiner Leitung bietet das Unternehmen hochmoderne IT-Lösungen und exzellente Markenführung für medizinische Einrichtungen an. 

Ein besonderer Fokus liegt dabei auf der Digitalisierung von Zahnarztpraxen, um deren Effizienz und Patientenzufriedenheit zu steigern. Die angebotenen Dienstleistungen umfassen unter anderem Praxismanagement-Software, IT-Sicherheit, Datenbackup sowie strategische Markenberatung und digitales Marketing. Kontakt zum Autor unter E-Mail jbt@weissheit.net.