Ein Generationenwechsel steht für Zahnärzte an: Tausende Zahnmediziner, die Generation der Babyboomer, gehen in den nächsten Jahren in den Ruhestand. Doch oft mangelt es an einem geeigneten Nachfolger, sodass keine andere Lösung bleibt, als die Praxis aufzulösen. Ohne strukturiertes Auflösungskonzept drohen rechtliche, steuerliche oder versicherungstechnische Stolpersteine. Mit den folgenden Tipps geben wir Praxisabgebern einen Leitfaden für die strukturierte und planvolle Abwicklung an die Hand.

1. Geräteverkauf zu fairen Konditionen

Annoncen, Ebay, Entrümpelungsdienste – wer Einrichtungsgegenstände verkaufen möchte, findet im Internet zahlreiche Angebote. Seriös sind aber nicht alle, gute Preise bieten nur wenige und oft mangelt es an der nötigen Preistransparenz. Deshalb sollten Sie darauf achten, dass der genannte Verkaufspreis ein Festpreis ist, der von Beginn an fair und transparent kommuniziert wird. Dabei dürfen keine zusätzlichen verdeckten Kosten anfallen, beispielsweise durch Abbau, Transport zusätzliches Personal oder Wunschtermin. Zudem sollte das Entsorgungsunternehmen vorab eine telefonische Vorbesprechung oder einen Besichtigungstermin kostenlos anbieten. Optimal ist eine kurzfristige und flexible Terminvereinbarung.

Seit mehr als 20 Jahren ist Alexander Schmitt in der Zahnarztbranche tätig. Als kompetenter Branchenkenner mit einem weitreichenden Partnernetzwerk zieht er mit seiner im Oktober 2019 gegründeten Beratungsagentur diwium mit Sitz in Hamburg nun die Quintessenz aus 20 Jahren Branchenerfahrung: Unter dem Motto „Fundiertes Fachwissen und Branchen Know-how auf Augenhöhe“ steht er Praxisinhabern, Praxisneugründern und Praxisabgebern gleichermaßen mit einem breiten Servicespektrum zur Seite. Dabei bilden individuelle Beratungsangebote für Ärzte, Zahnärzte, Institutionen und Kommunen sowie Dienstleistungen für Wirtschaft und Medizin die Schwerpunkte des Leistungsportfolios. Hierzu zählen sowohl Technik, Planung, Projektleitung, Controlling oder Konzepte, Betriebswirtschaft, Standortberatung, Neugründungen, Praxisübernahme, Praxisoptimierung, Praxisabgabe als auch Praxisauflösung – alles aus einer Hand.

Medizinische Elektrogeräte, speziell Großgeräte wie Röntgengeräte oder Behandlungseinheiten, lassen sich oft über Hersteller oder Handel entsorgen. Allerdings fallen hier unter Umständen Kosten an. Alternativ ist die Entsorgung über einen Entsorgungsfachbetrieb möglich. Dieser sollte nach dem Elektro- und Elektronikgerätegesetz (ElektroG) zertifiziert sein oder, besser noch, über eine Zertifizierung gemäß Entsorgungsfachbetriebsverordnung (Efb-Zertifikat) verfügen. Die Entsorgung über öffentlich-rechtliche Wertstoffhöfe ist nicht möglich, da hier nur privat genutzte Geräte zurückgenommen werden. Achten Sie darauf, vor der Entsorgung Flüssigkeiten zu entfernen und die Geräte zu reinigen beziehungsweise zu desinfizieren oder aufzubereiten, um die entsorgenden Personen zu schützen.

Achtung: Wenn Sie die Entsorgung Ihrer medizinischen Großgeräte selbst organisieren, gelten Sie im Sinne des Gesetzes als entsorgungspflichtiger Besitzer und unterliegen damit der Meldepflicht. Das bedeutet, dass Sie die ordnungsgemäße Entsorgung gegenüber einigen Behörden nachweisen müssen. Dies gilt auch für die Außerbetriebnahme eines Amalgamabscheiders.

2. Demontage der Einrichtung und Rückbau der Installationen

Häufig müssen die gemieteten Räume leer und besenrein zurückgegeben werden. Die Praxiseinrichtung, die oft liebevoll und mit viel Einsatz ausgesucht wurde, muss nun aus den Räumen wieder entfernt werden. Haben Sie für die Einrichtungsgegenstände keine Käufer gefunden, obwohl sie noch gut verwertbar sind, ist es positiv, wenn Ihnen das entsorgende Unternehmen eine Wertanrechnung anbietet.

Für die Demontage des verbleibenden Inventars, von Verkleidungen, Trennwänden oder Beleuchtung eignen sich kompetente Handwerksbetriebe vor Ort, die es zu koordinieren gilt. Je nachdem, ob eine Renovierung im Mietvertrag vereinbart ist, müssen Sie einen Malerfachbetrieb oder andere Gewerke hinzuziehen. Zudem sollten Sie mit dem Vermieter klären, ob Sie Einbauten wieder entfernen müssen oder ob Rückbauverpflichtungen bestehen. Stehen Hinweise wie „Der Mieter muss den ursprünglichen Zustand wiederherstellen“ oder ähnliche Formulierungen im Mietvertrag, ist dies der Fall. Dann reicht es bei Beendigung des Gewerberaummietverhältnisses nicht, nur das bewegliche Mobiliar zu entfernen. Vielmehr müssen Sie die Mietsache laut Bundesgerichtshof (BGH) wieder in den ursprünglichen Zustand zurückversetzen. Das bedeutet, dass feste Ein- und Umbauten – darunter fallen auch Böden – wieder rückgängig zu machen und etwaige Ausbauten wieder einzubauen sind. Wer die Rückbaupflicht missachtet, kann dem Vermieter gegenüber schadenersatzpflichtig gemacht werden. Wie auch im laufenden Mietverhältnis sind Sie als Mieter verpflichtet, von Ihnen verursachte Schäden am Objekt zu beseitigen.

3. Besenreine Räumung

Oft findet sich auch im Mietvertrag der Passus, dass die Mietsache „besenrein“ zurückzugeben ist. Laut BGH beschränkt sich eine besenreine Rückgabe auf die Beseitigung grober Verschmutzungen. Das heißt: Der Mieter muss beim Auszug weder renovieren noch lackieren, auch Tapeten muss er nicht entfernen. Die normale Abnutzung der gemieteten Räume ist mit dem Mietzins abgegolten. Grobe Verschmutzungen auf den Bodenflächen müssen entfernt werden, Einbauten wie eine Teeküche oder Fensterflächen sind laut BGH grob zu reinigen. Auch Spinnweben sind sowohl in den Räumen als auch im Keller zu beseitigen. Wichtig: Sie müssen die Räume in jedem Fall leer zurückgeben – auch den Keller.

4. Auflösung von Verträgen

Zum Datum der Praxisauflösung kommt es auch zur vertraglichen Auflösung von Verpflichtungen wie Miet-, Leasing- oder Wartungsverträge. Gerade Gewerbemietverträge sind in der Regel langfristig angelegt. Grundsätzlich sind dabei die Kündigungsfristen einzuhalten. Damit der Mieter jedoch keine sogenannte unbillige Härte erfahren muss, gibt es Ausnahmen wie

• die einvernehmliche Aufhebung des Mietvertrags,

• ein Sonderkündigungsrecht,

• außerordentliche Kündigungsgründe oder

• den Abschluss eines Mietaufhebungsvertrags.

Die einvernehmliche Vertragsaufhebung eignet sich insbesondere dann, wenn Sie einen Nachmieter stellen können, der den Mietvertrag übernimmt. Besonders günstig ist das, wenn Sie größere Ein- oder Umbauten vorgenommen haben und der Nachmieter auch diese übernimmt. Das Sonderkündigungsrecht kann schon bei Abschluss des Mietvertrags vereinbart worden sein. Dieses muss allerdings eindeutige und konkrete Ereignisse für die Sonderkündigung benennen – zum Beispiel die Praxisauflösung, den Ruhestand oder ähnliches. Das Sonderkündigungsrecht kraft Gesetzes kommt unter anderem bei Mietverträgen zustande, die länger als 30 Jahre bestehen.

Die Möglichkeit der außerordentlichen Kündigung ist bei Mietverhältnissen grundsätzlich immer gegeben, wenn die Fortsetzung des Vertrags für den Mieter unzumutbar ist. In der Regel gehört dazu jedoch nicht die Veränderung seiner sozialen und wirtschaftlichen Lage. Ist dies der Fall, kommt ein Mietaufhebungsvertrag zum Tragen: Hierbei kann sich der Mieter ausnahmsweise vom Vertrag lösen, wenn dies in seiner sozialen oder wirtschaftlichen Lage begründet ist. Hilfreich ist es, den Vermieter ins Boot zu holen und bestenfalls zu einer einvernehmlichen Lösung zu kommen.

Grundsätzlich muss individuell geprüft werden, ob und welche Ansprüche auf ein Sonderkündigungsrecht bestehen. Dies gilt auch für Praxisversicherungen, Leasingverträge oder Wartungsverträge. Support- oder Wartungsverträge für Röntgengeräte, CAD/CAM oder EDV haben bei Depots häufig eine Kündigungsfrist von sechs Monaten. Ob diese verkürzt wird oder Beträge, die bereits im Voraus gezahlt wurden, erstattet werden, ist unterschiedlich. Denken Sie außerdem an die rechtzeitige Kündigung von Daueraufträgen, Telefon- und Internetanschlüssen oder Zeitschriftenabonnements.

5. Datenschutzkonforme Abwicklung

Auch bei der Praxisauflösung sind Sie weiterhin dafür verantwortlich, die berufsrechtlichen Aufbewahrungspflichten einzuhalten. Das heißt: Sie müssen die Patientenakten bis zum Ablauf der berufsrechtlich festgelegten Dauer aufbewahren oder einem Dritten in Obhut geben, sofern sichergestellt wird, dass dieser die Schweigepflicht einhält. So darf diese Person die Behandlungsdokumentation nicht zur Kenntnis nehmen können, sofern nicht ein Patient dazu seine Einwilligung gegeben hat. Zudem muss die aufbewahrende Person sicherstellen, dass die Patienten auch künftig Zugang zu den Unterlagen haben. Die Aufbewahrungsfrist für Aufzeichnungen über zahnärztliche Behandlungen wie Patientendaten, Aufklärungsbögen, Anamnesen, Befunde, Diagnosen, Einwilligungen, zahnärztliche Leistungen, Behandlungsdaten, diagnostische Unterlagen, Gutachten oder Arztbriefe beträgt zehn Jahre. Zudem sind auch weitere Aufbewahrungsfristen von Röntgenunterlagen, Entsorgungsnachweisen, Mietverträgen oder Lohnkonten zu beachten.

Fazit

Wer seine Praxisauflösung planvoll angeht, kann sowohl Auseinandersetzungen mit Vertragspartnern als auch finanzielle Einbußen vermeiden. So findet die Praxisauflösung und damit die Beendigung des eigenen Lebenswerks ein gutes Ende – und der Ruhestand einen guten Anfang.

Alexander Schmitt, Hamburg

Titelbild: Evellean/Shutterstock