Arbeitgeber sind ab Januar 2023 verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer gesetzlich versicherten Beschäftigten elektronisch bei den Krankenkassen abzurufen. Arbeitnehmer müssen sich dann lediglich noch „krankmelden“, die Pflicht zur Vorlage der Bescheinigung ist gesetzlich nicht mehr vorgesehen. Dies gilt auch für Inhaberinnen und Inhaber von Arzt- und Zahnarztpraxen.

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) hat rund um die sogenannte eAU – die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – Informationen für die Praxen zusammengestellt. Mit der Umstellung des Verfahrens müssen Arztpraxen nicht mehr in jedem Fall ihren Patientinnen und Patienten eine ausgedruckte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung) für den Arbeitgeber aushändigen. Dies ist nur noch in Ausnahmefällen, zum Beispiel für Arbeitslose, oder auf Wunsch des Patienten erforderlich. Die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung hat alle Informationen für Zahnarztpraxen zum Ausstellen einer eAU in einer kostenlosen Broschüre zusammengefasst.

Papierausdrucke könnten vorerst weiterhin nötig sein

„Wir befürchten allerdings, dass nicht alle Arbeitgeber ab Januar technisch und organisatorisch in der Lage sein werden, die AU digital abzurufen und weiterhin Papierausdrucke von ihren Arbeitnehmern fordern werden“, sagte KBV-Vorstandsmitglied Dr. Thomas Kriedel den PraxisNachrichten. Möglich wäre der Abruf, denn mittlerweile nutzten fast alle Arztpraxen die eAU.
Mehr als 80 Prozent der AU-Bescheinigungen werden Kriedel zufolge aktuell elektronisch an die Kassen übermittelt. Bei technischen Problemen mit der digitalen Übermittlung wendeten Praxen das papiergebundene Ersatzverfahren an. In diesem Fall könnten die Daten durch einen aufgedruckten Barcode von den Krankenkassen ohne großen Aufwand digitalisiert und den Arbeitgebern bereitgestellt werden.

Viele noch nicht gut informiert

Nachfragen von Patienten in den Praxen sowie von Arbeitgebern bei der KBV ließen darauf schließen, dass viele über die Umstellung des Verfahrens gar nicht oder nur unzureichend informiert seien, fuhr Kriedel fort. Die KBV habe deshalb bereits mehrfach eine bessere Aufklärung gefordert und sich diesbezüglich auch an das Bundesarbeitsministerium und die Arbeitgebervertretung BDA gewandt.

Arztpraxen sollten daher selbst entscheiden, ob sie ab Januar vorerst weiterhin die AU-Bescheinigung für den Arbeitgeber ausdrucken, um nachträgliche Anfragen der Patienten nach einer Papierbescheinigung zu vermeiden, rät Kriedel.

Arbeitgeber rufen AU-Daten digital ab

Das Verfahren zur elektronischen AU-Bescheinigung sieht vor, dass Ärzte die Daten der Krankschreibung digital an die Krankenkassen senden. Diese wiederum übermitteln die Daten an die Arbeitgeber. Ein Papierausdruck ist somit weder für die Kassen noch für den Arbeitgeber erforderlich, wenn die Übermittlung reibungslos funktioniert.

Arbeitnehmer müssen Arbeitgeber weiter informieren

Arbeitnehmer sind ab Januar weiterhin verpflichtet, ihren Arbeitgeber, zum Beispiel per Telefon oder E-Mail, unverzüglich darüber zu informieren, dass sie krankheitsbedingt ausfallen. Liegt eine AU-Bescheinigung vor, kann der Arbeitgeber die AU-Daten bei der Krankenkasse des Beschäftigten elektronisch abrufen. Dies gilt auch für Folgebescheinigungen.

Was Ärzte als Arbeitgeber wissen sollten

Die Regelungen für Arbeitgeber betreffen auch Vertrags(zahn)ärzte und Vertragspsychotherapeuten, die Personal beschäftigen. Auch sie müssen ab Januar die AU-Daten bei der Krankenkasse abrufen, bei denen ihre Mitarbeiterin/ihr Mitarbeiter versichert ist, sofern sie als Arzt oder Ärztin nicht selbst die AU-Bescheinigung für ihre Mitarbeitenden ausgestellt haben.

Zum Abruf der Daten benötigen Firmen, Behörden oder Arztpraxen eine zugelassene und datenschutzkonforme Software. Praxen, die einen externen Dienstleister mit dem Personalmanagement beauftragt haben, sollten prüfen, ob der digitale Abruf der AU-Daten dort erfolgt. Informationen zur elektronischen Übermittlung von AU-Daten an den Arbeitgeber stellt unter anderem die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände auf einer Themenseite mit Schaubild und vielen Links bereit. Auch die Krankenkassen informieren über das Verfahren, zum Beispiel die Techniker Krankenkasse mit Fragen und Antworten für Arbeitgeber.

Nur der „gelbe Schein“ wird digital

Die Umstellung auf das elektronische Verfahren betrifft nur die AU-Bescheinigung, die in der Vergangenheit auf dem „gelben Schein“ (Muster 1) ausgestellt wurde. Bei privat Versicherten, AU-Bescheinigungen aus dem Ausland oder der Ausstellung von Bescheinigungen bei Krankheit eines Kindes (Muster 21) bleibt es auch nach dem 1. Januar 2023 beim bisherigen Verfahren und bei der Vorlagepflicht der Beschäftigten.

Mit Material der KBV, der KZBV, des BDA und der TK.