Seit 1. Januar 2023 ist das Elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren - Zahnärzte (EBZ) flächendeckend in der zahnärztlichen Versorgung angekommen. „Das Verfahren – vom Antrag über die Genehmigung bis zum Beginn der Behandlung – wird damit schneller, sicherer und verlässlicher“, so die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV).

Mit dem EBZ entfällt etwa der Ausdruck des Heil- und Kostenplans, Patientinnen und Patienten müssen den HKP auch nicht mehr bei ihrer Krankenkasse vorlegen – er wird direkt von der Praxis digital an die Kasse übermittelt und in der Regel in sehr kurzer Frist genehmigt. Im Gegensatz zu anderen Digitalanwendungen hätten die Bundesmantelvertragspartner – KZBV und gesetzliche Krankenkassen – für das von ihnen selbst entwickelte elektronische Antragsverfahren von Beginn an auf ein hinreichendes Testverfahren einschließlich einer ausführlichen Pilotierung gesetzt, so die KZBV.

Vorteile für Zahnärzte, Patienten und Kassen

Der stellvertretende KZBV-Vorstandsvorsitzende Martin Hendges, der das Projekt aufseiten der KZBV federführend betreut, erklärt zum verbindlichen Start: „Unser Vorgehen war genau richtig und hat sich bewährt, wie die erfolgreiche Einführung des EBZ zeigt. Wir haben hier ein gelungenes Beispiel dafür, wie gute Digitalisierung jenseits der herkömmlichen Telematikinfrastruktur geht. Das EBZ bietet viele Vorteile, sowohl für den Berufsstand als auch für Patienten und Kassen. Zu den konkreten Benefits zählen Zeitersparnis, eine schnellere Genehmigung, die weitgehende Vermeidung von Medienbrüchen, eine sichere Datenübertragung und -verarbeitung sowie eine optimierte Terminplanung. Das Verfahren wurde in Eigeninitiative der Zahnärzteschaft gemeinsam mit den Kassen aufgesetzt und ist damit eine unmittelbar aus der Versorgung heraus konzipierte Anwendung – zielgenau zugeschnitten auf die besonderen Anforderungen von Zahnarztpraxen.“

Breite Anwendung und technische Umsetzbarkeit

Hendges betonte, dass alle Beteiligten besonderen Wert daraufgelegt hätten, möglichst sämtliche Anwendungsfälle in der Praxis zu berücksichtigen und zugleich die technische Umsetzbarkeit zu gewährleisten. „Daher wurden von KZBV und GKV-SV die Hersteller der Praxisverwaltungssysteme von Beginn an in das Projekt umfassend mit einbezogen. Auch Ärzte und das Bundesgesundheitsministerium beobachten die bisherige Umsetzung durch die Zahnärzteschaft genau – in einem positiven Sinn“.

Viele Praxen konnten in den vergangenen Monaten vielfältige Erfahrungen mit der Anwendung sammeln und haben aufgrund der Schnelligkeit und Einfachheit vollständig auf das EBZ umgestellt. Bisher wurden bereits etwa 900.000 Anträge elektronisch versendet und von den Kostenträgern beschieden.

Nur wenige Ausnahmen von der Pflicht

Seit 1. Januar 2023 ist der Einsatz des EBZ – auf gesetzlicher Grundlage – für alle Zahnarztpraxen Pflicht. Auf Grundlage des im Bundesmantelvertrag-Zahnärzte verankerten Ersatzverfahrens kann in begründeten Ausnahmen (bei längeren technischen Störungen) der elektronische Antrag über das jeweilige Antragsmodul aus dem Praxisverwaltungssystem (PVS) heraus ausgedruckt und per Post verschickt werden. Eine Ausnahme, nicht am EBZ teilzunehmen und das bisherige Papierverfahren befristet bis zum 30. Juni 2023 zu verwenden, besteht nur für solche Praxen, die ihre vertragszahnärztliche Versorgung bis zu diesem Datum beenden.

PVS verarbeitet Daten automatisch

Das EBZ-Verfahren ist so aufgesetzt, dass Zahnärztinnen und Zahnärzte einen elektronischen Antragsdatensatz über das sichere Mail-Verfahren „Kommunikation im Medizinwesen (KIM)“ an den jeweiligen Kostenträger übermitteln. Dieser spielt einen Antwortdatensatz via KIM zurück an die Praxis. Das PVS verarbeitet die Daten automatisch und ordnet diese der entsprechenden Patientenkartei zu. Änderungen werden direkt berücksichtigt.

Ab 1. Juli 2023 auch PAR verpflichtend im EBZ

Bei dem digitalen Verfahren werden Behandlungspläne für die Leistungsbereiche Zahnersatz (ZE), Kiefergelenkserkrankungen/Kieferbruch (KG/KB), Kieferorthopädie (KFO) und ab 1. Juli 2023 verpflichtend auch Parodontalerkrankungen (PAR), die bislang per Papier genehmigt wurden, in das EBZ überführt. Patienten wird künftig nicht mehr der herkömmliche und für Laien sehr komplexe Heil- und Kostenplan ausgehändigt. Vielmehr erhalten sie eine Ausfertigung mit allen relevanten Inhalten in allgemeinverständlicher Form. Diese beinhaltet die erforderlichen Erklärungen des Versicherten bezüglich Aufklärung und Einverständnis mit der geplanten Behandlung.

2024 auch die Zahntechniker in der TI

Zum 1. Juli 2024 steht die Anbindung der Zahntechniker an die TI an. Das ermöglicht die elektronische Abbildung des gesamten Informationsaustausches zwischen Praxis und zahntechnischen Laboren.

„Das EBZ ist ein komplexes und lebendiges Verfahren, basierend auf echten Erfahrungen im Praxisalltag. Kleinere Anpassungen sind bereits in Planung. Als Teil des EBZ wird perspektivisch auch das Gutachterwesen elektronisch abgewickelt“, so die KZBV.

Weitere Informationen und Unterlagen zum EBZ können auf der Website der KZBV abgerufen werden.