Nicht nur Menschen, die ihre Arbeit verloren haben oder akut von Arbeitslosigkeit bedroht sind, dürfen mit staatlicher Förderung rechnen, um beruflich voranzukommen: Das am 1. Januar 2019 in Kraft getretene Qualifizierungschancengesetz (QCG) ermöglicht auch regulär Beschäftigten intensive berufliche Weiterbildung in einer zunehmend von technischem und wirtschaftlichem Strukturwandel geprägten Arbeitswelt. Seit dem 1. April 2024 steht die Förderung bis zu 100 Prozent auch Unternehmen mit 50 oder weniger Angestellten offen. Vorher war das nur für Unternehmen mit zehn oder weniger Angestellten möglich.

Förderung zwei Jahre nach Abschluss der Ausbildung möglich

Zudem ist durch die Gesetzesänderung eine Förderung bereits zwei Jahre nach Abschluss der Ausbildung oder der letzten Förderung möglich. Vorher lag die Wartefrist bei vier Jahren. Doch in vielen Praxen und medizinischen Versorgungszentren fehlt das Wissen um die staatlichen Fördermöglichkeiten für MFA und ZFA.

Um den Praxisalltag für Patientinnen und Patienten, Ärztinnen und Ärzte und das gesamte Praxisteam gut zu gestalten, brauchen ZFAs Managementkompetenzen. So entstand das Berufsbild der Praxismanagerin/des Praxismanagers: Diese planen, organisieren und kontrollieren den gesamten Praxisalltag von der Abrechnung bis zur Patientenkommunikation, motivieren und führen das Team und sorgen dafür, dass Arzt oder Ärztin sich auf die Behandlung konzentrieren können. Die entsprechende Weiterbildung können ausgebildete ZFA, aber auch Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger als Fernlehrgang beim PKV Institut absolvieren.

Zertifizierte Fortbildung zur Praxismanagerin

Die Zahnmedizinische Verwaltungsassistentin Ulrike Riedel etwa war nach 27 Jahren Berufstätigkeit, in denen sie neben dem Familienleben nicht viel Zeit für berufliche Weiterentwicklung hatte, auf der Suche nach einer zertifizierten Fortbildung zur Praxismanagerin. Beim PKV Institut entdeckte sie den achtmonatigen berufsbegleitenden Fernlehrgang, der nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) zugelassen ist. Hier wurde sie auch auf die Möglichkeit der staatlichen Förderung aufmerksam – und griff direkt zum Hörer: „Ich rief morgens bei der Arbeitsagentur an und erhielt den Antrag zum Ausfüllen per Mail. Nach einem Telefongespräch am selben Tag wurde mir die Förderung zugesagt.“

Organisation wurden vereinfachen

Seit Oktober 2023 nimmt Riedel mit einem Bildungsgutschein am Fernlehrgang zur Praxismanagerin teil, die Agentur für Arbeit erstattet 100 Prozent der Kosten. Die Zeit und Energie, die Riedel in den Fernlehrgang investiert, macht sich im Berufsalltag schon jetzt bezahlt: „Der Praxis ging es immer gut, aber ich konnte in den vergangenen Monaten in Anmeldung, Verwaltung und Abrechnung viele organisatorische Dinge vereinfachen. Dadurch gewinnen wir jeden Tag Zeit und der Praxisalltag ist für alle entspannter.“

In vier Schritten zum Bildungsgutschein

Neben dem Fernlehrgang Praxismanagerin in der Zahnarztpraxis sind auch die Fernlehrgänge Abrechnungsmanagerin, Qualitätsmanagementbeauftragte, jeweils für die Arzt- und Zahnarztpraxis, sowie der Fernlehrgang Wiedereinstieg & Quereinstieg Arztpraxis AZAV-zugelassen.

Die letzte geförderte Weiterbildung muss nur noch zwei Jahre zurückliegen

Seit der neuesten Gesetzesänderung des QCG übernimmt die Agentur für Arbeit bei Unternehmen, die 50 oder weniger Mitarbeitende haben, bis zu 100 Prozent der Weiterbildungskosten. Dazu muss die letzte geförderte Weiterbildung nicht mehr vier, sondern nur zwei Jahre zurückliegen. „Die meisten Arzt- und Zahnarztpraxen und auch viele medizinische Versorgungszentren haben weniger als 50 Mitarbeiter, aber nur wenige wissen, dass der Staat sie beim Thema Weiterbildung fördert und unterstützt“, erklärt Teilnehmerbetreuerin Alina Popp. Wer die staatliche Fördermöglichkeit nutzen möchte, sollte sich im ersten Schritt unverbindlich einen Platz im Fernlehrgang zu ihrem Wunschtermin reservieren. „Die Förderung muss unbedingt vor der Anmeldung zum Fernlehrgang beantragt werden“, erklärt Popp.

Nach der unverbindlichen Reservierung kontaktieren Praxisleitung oder Mitarbeitende im zweiten Schritt den Arbeitgeberservice der Arbeitsagentur und beantragen einen Bildungsgutschein. Von ihrem regionalen Arbeitgeberservice erhalten Fortbildungsinteressierte die Kontaktdaten.

Oft werden die Anträge schnell bearbeitet

„Neben dem Stichwort ‚Qualifizierungschancengesetz‘ ist es wichtig, hier den genauen Titel des Fernlehrgangs, die Maßnahmennummer, den gewünschten Starttermin und den Anmeldeschluss mitzuteilen, damit der Antrag entsprechend bearbeitet werden kann“, erklärt Popp, und gibt folgenden Tipp: „Kontaktieren Sie den Arbeitgeberservice frühzeitig vor Ihrem gewünschten Starttermin zum Fernlehrgang. Oft werden die Anträge sehr schnell bearbeitet, aber erwarten darf man das nicht. Die Bearbeitung des Antrags bei der Arbeitsagentur kann auch mehrere Wochen oder Monate dauern.“

Die örtliche Arbeitsagentur sendet alle Unterlagen zur Beantragung des Bildungsgutscheins zu. Der Antrag muss ausgefüllt und von der Praxisleitung unterschrieben an die Arbeitsagentur zurückgeschickt werden.

Schritt drei ist das Studieren der Vorab-Informationen für geförderte Weiterbildung nach QCG. Im vierten und letzten Schritt schicken Fortbildungsinteressierte ihren ausgefüllten Lebenslauf, die vollständige Praxisadresse des aktuellen Arbeitgebers sowie den noch nicht ausgefüllten Bildungsgutschein an info@pkv-institut.de. Die genauen Vorgaben sowie weitere Informationen zur Förderung gemäß QCG finden Interessierte unter auf der PKV-Website.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer profitieren

Gezielte Weiterbildung für MFA und ZFA, ob im Bereich Praxismanagement, Abrechnung oder Qualitätsmanagement, bedeutet Entlastung für den Arbeitgeber, oftmals betriebswirtschaftliche Verbesserungen für die Praxis und ist zugleich Motivation und Bindung für Teammitglieder, die mehr Verantwortung übernehmen möchten: „Wer mit Leib und Seele MFA oder ZFA ist, will nicht stillstehen im Beruf“, sagt Anja Gessner, Teilnehmerbetreuerin und Teamleiterin Lernbegleitung beim PKV Institut. „Praxisleitungen sollten Teammitglieder, die sich beruflich weiterentwickeln möchten, unterstützen. Ärztinnen und Ärzte haben manchmal Sorge, dass Teammitglieder von Fortbildungen nur erhöhte Ansprüche und sonst nicht viel für die Praxis mitnehmen. So verpassen sie aber die Chance, sich weiterzuentwickeln und gemeinsam zu wachsen – als Team und als Praxis.“

MFA Kerstin Teske kann das bestätigen: Von April bis November 2023 nahm Teske am achtmonatigen Fernlehrgang zur Abrechnungsmanagerin teil – und hat in dieser Zeit schon für eine Verdopplung der Ergebnisse bei der Privatabrechnung gesorgt. Auch in der EBM-Abrechnung werden die Ziffern nun korrekt ausgeschöpft.

Gemeinsam wachsen: Die ganze Praxis profitiert von Fortbildung

Den Antrag auf den Bildungsgutschein hatte Teske, die auch Praxismanagerin ist, der Praxisleitung im Februar 2023 ohne große Ankündigung zur Unterschrift vorgelegt. Vom verbesserten Betriebsergebnis in der hausärztlichen Praxis profitiert auch die engagierte MFA, die inzwischen gerne mit der Privatärztlichen Verrechnungsstelle (PVS) telefoniert: „Früher habe ich im Gespräch mit der PVS oft nur Bahnhof verstanden, heute bin ich auf Augenhöhe und das macht richtig Spaß.“ Sie rät anderen Praxisteams, sich fit zu machen beim Thema Abrechnung: „Eine Abrechnungsmanagerin fragt aktiv nach, wenn sie von einem Bauchultraschall liest: Wurde der Bauch abgetastet, der Darm abgehört? Wurde ein komplettes Organsystem untersucht, sodass entsprechend abzurechnen ist? Gab es Bedingungen, die die Untersuchung erschwert haben? Die PVS geht nicht für uns auf Schatzsuche, das können wir nur selbst.“

Weitere Informationen zu Weiterbildung und Förderung für MFA und ZFA beim PKV Institut