Zahnärztliche Praxen können Behandlungen seit kurzem digital bei der Krankenkasse beantragen und anzeigen. „Das bisherige Verfahren wird dadurch deutlich effizienter, einfacher und schneller“, heißt es dazu von GKV-Spitzenverband und Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV), die sich dazu auf das Elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren – Zahnärzte (EBZ) verständigt haben.

Eine sechsmonatige Pilotphase wurde am 30. Juni 2022 erfolgreich abgeschlossen, am 1. Juli 2022 ist der Echtbetrieb in den Zahnarztpraxen gestartet. „Innerhalb des ersten Monats nutzten schon 2.791 Praxen das neue Verfahren. Noch bis zum Jahresende besteht die Möglichkeit, das EBZ im Praxisalltag kennenzulernen, bevor es zum 1. Januar 2023 als einzig mögliches Antragsverfahren für alle Zahnarztpraxen verpflichtend wird“, heißt es in der gemeinsamen Pressemeldung von KZBV und GKV-SV.

Jetzt schon rund 2.000 Anträge am Tag

Bereits jetzt können alle Krankenkassen die digitalen Anträge bearbeiten. In der Pilotphase wurden rund 5.000 Anträge digital gestellt und bearbeitet, seit 1. Juli sind noch fast 50.000 hinzugekommen (Stand: 2. August). Pro Tag sind es aktuell rund 2.000 Anträge, die mit dem EBZ bearbeitet werden.

Zeitersparnis für alle Seiten

Nicht nur digitalisiertes Papier

Martin Hendges, stellvertretender Vorstandsvorsitzender der KZBV, erläutert: „Bei der Umsetzung des EBZ haben wir bewusst großen Wert daraufgelegt, nicht lediglich Papierformulare zu digitalisieren und die lästige Zettelwirtschaft ressourcenschonend zu beenden, sondern die komplette Antragsstrecke so aufzusetzen, dass spürbare Verbesserungen der Genehmigungs- und Dokumentationsprozesse realisiert werden. Auf diese Weise werden auch Bürokratie und kleinteilige Arbeitsschritte im Praxisalltag spürbar reduziert und gleichzeitig höchsten Ansprüchen an den Datenschutz entsprochen. Die Vorteile, die mit dem EBZ einhergehen, sind unter anderem Zeitersparnis, eine schnellere Genehmigung, die Vermeidung von Medienbrüchen, eine sichere Datenübertragung und -verarbeitung sowie eine optimierte Terminplanung“

ZE, Kieferbruch, PAR – ab 2023 keine Papieranträge mehr

Die Digitalisierung des Verfahrens betrifft vor allem Heil- und Kostenpläne (HKP) bei Zahnersatz. Patienten wird durch das EBZ künftig nicht mehr der herkömmliche und für Laien sehr komplexe HKP ausgehändigt. Vielmehr erhalten sie eine Ausfertigung mit allen relevanten Inhalten in allgemeinverständlicher Form. Diese beinhaltet auch die erforderlichen Erklärungen des Versicherten bezüglich Aufklärung und Einverständnis mit der geplanten Behandlung.
Weitere Therapien, die digital beantragt und angezeigt werden, sind die kieferorthopädische Behandlung sowie die Behandlung von Kieferbruch und von Kiefergelenkserkrankungen. Ab dem Jahr 2023 kommt dann auch die Behandlung von Parodontalerkrankungen dazu. Dann sind keinerlei Anträge auf Papier mehr möglich.

Bearbeitungsdauer deutlich verkürzt

Bei der Umsetzung des EBZ wurde darauf geachtet, möglichst sämtliche Anwendungsfälle in der Zahnarztpraxis zu berücksichtigen und die technische Umsetzbarkeit sicherzustellen. Die PVS-Hersteller wurden hierzu insbesondere auch durch das Engagement des Verbands der deutschen Dentalsoftware Unternehmen (VDDS) von Beginn an umfassend in das Projekt einbezogen.

Sicherer Austausch über KIM, Papier für die Patienten

Die digitalen Anträge werden datensicher über den Dienst „Kommunikation im Medizinwesen (KIM)“ ausgetauscht. Die Praxis hat alle Anträge digital vorliegen, die direkt von der Praxis an die Krankenkasse übermittelt werden. Bei der Kasse wird der Antrag geprüft und die Antwort ebenfalls per KIM zurück an die Praxis gesandt. Dies kann künftig beispielsweise noch am selben Tag geschehen. Bislang dauert die Bewilligung eines Heil- und Kostenplans für Zahnersatz deutlich länger.

Patientinnen und Patienten bekommen auch weiterhin schriftliche Informationen über Kosten und Details der geplanten Behandlung von ihrer Praxis ausgehändigt. Von der Kasse erhalten sie einen schriftlichen Bescheid über die Kostenübernahme. Patienteninformation und Bescheid sind wichtige Dokumente für eine eventuell bestehende Zusatzversicherung.

Schub für die Digitalisierung, Vorbild für andere Verfahren

Insgesamt bringt die Einführung des EBZ einen deutlichen Schub in der Digitalisierung des zahnärztlichen Bereiches mit sich, von dem auch die Telematikinfrastruktur enorm profitieren wird, da deren Nutzen für Zahnarztpraxen bisher sehr überschaubar war, zeigen sich KZBV und GKV-SV überzeugt. Darüber hinaus habe die erfolgreiche Entwicklung des EBZ-Verfahrens große Aufmerksamkeit und Interesse auch innerhalb der Ärzteschaft erfahren, sodass hier vielleicht ein Modell realisiert wurde, das im Gesundheitswesen Schule machen könnte. In jedem Fall profitiere davon die bereits sehr gute zahnärztliche Patientenversorgung und die administrative Organisation des Praxis-Alltags.

Erfahrungen scheinen überwiegend positiv

Die Erfahrungen mit dem EBZ scheinen überwiegend positiv zu sein, wenn man auf die Rückmeldungen in diversen Social-Media-Kanälen zu Beiträgen dazu schaut. Vor allem Praxen, die schon frühzeitig KIM installiert haben, berichten von den erfreulich einfachen und schnellen Verfahren, die Rückmeldung der Kassen sei oft noch am selben Tag da. Die Umstellung auf die neuen Eingabemasken und die neuen Kürzel (alle Kürzel sind auf der Infoseite der KZBV in Listen zusammengestellt) erfordere etwas Einarbeitung. Allerdings berichten auch Praxen von Problemen im Zusammenhang mit der TI und KIM in der Praxis – ob dies mit dem gewählten Anbieter und/oder dem PVS zusammenhängt, ist daraus nicht zu erkennen. Einige Nutzer beklagen auch die unzureichende Unterstützung durch ihre Kassenzahnärztliche Vereinigung oder die Hotline des PVS-Anbieters.

Auf der Vertreterversammlung der KZBV Anfang Juli in Dresden berichtete Hendges ebenfalls über die überwiegend positiven Erfahrungen der Testnutzer im ersten Halbjahr 2022, es habe wichtige Impulse für weitere Verbesserungen und das Beheben von Fehlern gegeben.