Mit Blick auf die vom 12. bis zum 16. März 2019 wieder in Köln stattfindende Internationale Dental-Schau (IDS), auf der die „Digitalisierung in der Zahnarztpraxis“ einer der Schwerpunkte sein wird, erscheint es zweckmäßig, über den sinnvollen „Digitalisierungsgrad“ einer „Einrichtung zur Erbringung zahnmedizinischer Dienstleistungen“, kurz „Zahnarztpraxis“, nachzudenken.

Die Frage nach dem notwendigen oder auch wünschenswerten „Ist-“ beziehungsweise „Soll-Bestand“ der praxisrelevanten „digitalen Arbeitsprozesse“ stellt sich dabei für eine (noch klassisch geführte) Eine-Behandlerin-/Ein-Behandler-Praxis genauso wie für ein Zahn-Medizinisches Versorgungszentrum (MVZ) mit fachübergreifend mehreren Behandlerinnen und Behandlern. Denn letztlich unterscheiden sich beide Einrichtungen nur durch die anfallende Menge der zu „verarbeitenden digitalen Daten“, nicht aber in der Art und Weise, wie die entsprechenden praxisinternen Abläufe möglichst effektiv, kostengünstig und gemäß DSGVO korrekt zu bewältigen sind.

Für einen praxisinternen Check des Ist-Bestands der zu verarbeitenden digitalen Daten kann das seit 25. Mai 2018 laut besagter DSGVO obligat zu führende „Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten“ herangezogen werden. In dieser kritisch – insbesondere auch hinsichtlich einer Risikobewertung – ausgerichteten Auflistung der Primär-Prozesse der datenschutzkonformen Umsetzung der Verarbeitung (Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen) praxisbezogen erfasster Personal-, Personen- und Gesundheitsdaten lassen sich sämtliche analogen sowie hier angesprochene digitalen Tätigkeitsbereiche sehr einfach ersehen.

Industrie bietet umfassende Softwareplattformen

Nicht nur Großpraxen erfassen heute zudem die tatsächlich abgeleisteten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter digital, um so eine transparente und für das gesamte Team gerechte Würdigung erbrachter Überstunden oder Ausfallzeiten realisieren zu können.

Aber auch weitaus komplexere Erfassungssysteme sind mittlerweile praxisreif einsetzbar. So bietet beispielsweise ein bekanntes skandinavisches Dentalunternehmen im Rahmen seiner IDS-Präsenz eingehende Informationen über seine All-in-One-Softwareplattform an, mit Hilfe derer sich „Aufzeichnungen“ vom Instrumenten-, Geräte- und Materialgebrauch über „Nutzungsdaten“ von Behandlungseinheiten bis hin zu „Protokollen“ der Strahlenhygiene und Infektionskontrolle erhalten lassen. Und dann auch entsprechend – in Einklang mit den DSGVO-Regularien – verarbeitet werden müssen.

Digitale Anwendungen am Stand von Planmeca, Halle 11.1 (Foto: Koelnmesse / IDS Cologne / Thomas Klerx)

Grundlegende Ausrichtung auf den Anwender

Was nun wiederum zurück zur eingangs gestellten Frage nach dem anzustrebenden „Digitalisierungsgrad“ einer Zahnarztpraxis führt. Bei dem Versuch einer zweckorientierten Antwort ließe sich ebenfalls ein auf der IDS vertretener „global player“ der Dentalbranche nennen. Denn dieser offeriert seinen Kunden, mit Hilfe einer „Typberatung“ („Analog/Digital – Und welcher Abformtyp sind Sie?“) und anhand eines Online-Schnelltestes herauszufinden, ob der- oder diejenige eher den konventionellen Wegen beim Erstellen eines zahntechnischen Werkstückes folgen soll, respektive will, oder ob der „digitale Workflow“ eine persönlich zu bevorzugende Arbeitsweise wäre.

Dieser Ansatz mit grundlegender Ausrichtung auf den persönlichen Anspruch des Anwenders beziehungsweise Nutzers „digitaler Technologien“ ist durchaus sinnvoll. So sollten die Schlüsselfragen „Wirtschaftlichkeit“, „Zeitersparnis“, „Verbesserung der Qualität der zu erbringenden zahnmedizinischen Dienstleistung oder Verwaltungstätigkeit“ sowie „Zusatznutzen“ bei jeglichem „digitalen Arbeitsprozess“ sehr wohl überdacht sein. Dies gilt natürlich gleichermaßen für bereits bestehende digital gesteuerte, wie auch für praxisintern geplante Bereiche des Praxisalltags. Selbstverständlich auch für notwendige und gesetzlich verpflichtende Schritte in Richtung Digitalisierung der Zahnarztpraxis, wie beispielsweise die Einführung der TI-Infrastruktur.

Sauber trennen zwischen „TI“ und „IT“

Aber die „TI“ (zusammengesetzt aus „Telekommunikation“ und „Informatik“) sollte nicht mit der „IT“ („Informationstechnik) verwechselt werden! Letztere ist das wertfreie, sehr nützliche und nicht ausschließlich der statistischen Kontrolle dienende Bindeglied zwischen Mensch und Maschine mittels Hard- und Software.

Diese grundsätzliche Kenntnis und genaue Unterscheidung ist von wesentlicher Bedeutung, da das Management in der Praxis anfallender digitaler Daten ganz besonders von der Frage der sicheren Speicherung sowie Übermittlung großer bis größter Datenmengen abhängig ist. Das sind Fragen, die Praxisinhaber und Praxisbetreiber nach dem Besuch der diesjährigen IDS und der daraus resultierenden konkreten Planung der „digitalen Aufrüstung“ ihrer zahnmedizinischen Dienstleistungsbetriebe nicht außer Acht lassen sollten.

„Cloud“ als Lösung?

Gerade hier können IT-Möglichkeiten wie das schon seit längerem bewährte Verfahren des „Outsourcens von Teilen der digitalen Datenverarbeitung“ in eine sogenannte Cloud für kleine und große Praxen sehr vorteilhaft genutzt werden. Allerdings gilt es dabei neben den schon weiter oben genannten Kriterien für die „vernunftgetragene Entscheidung“, sowohl weitere Schritte in Richtung der „Digitalisierung der eigenen Praxis“ zu wagen, als auch noch zusätzlich Voraussetzungen zu beachten. So sollten nur Anbieter von „Cloud-Systemen“ in Betracht kommen, deren Rechenzentren sich tatsächlich voll und ganz in Deutschland befinden. Nur so ist sichergestellt, dass diese „Auftragsdatenverarbeitung“ dem Zugriff des deutschen Rechtsstaates unterliegt und daher alle Regularien der europaweit verpflichtenden DSGVO nachweislich befolgend Beachtung finden.

Aber noch weitere Voraussetzungen müssen von zuverlässigen „Cloud-Dienstleistern“ erfüllt werden: Zuverlässiger Schutz vor dem Zugriff Dritter, Zertifizierung des Rechenzentrums nach ISO 27001, Datensicherung durch Backups, uneingeschränkte, in Echtzeit gewährleistete Datenverfügbarkeit, datensichere E-Mail-Kommunikation und -Archivierung sowie Datensicherheit bei Vernetzung verschiedener Praxen miteinander, um um nur ein paar zu nennen.

Software-Nutzung klären

Da bei der vollumfänglichen Nutzung einer „Cloud“ zur Verarbeitung sämtlicher digital erfasster praxisrelevanter Daten auch ein „Software-Hosting“ entsteht – denn auf praxis-inhäusige Hardware-Komponenten, wie etwa kostenintensive und wartungspflichtige Server-Einheiten kann verzichtet werden –, ist darauf zu achten, dass alle von der oder den Praxen in der Cloud gemeinsam genutzte Computerprogramme dies zulassen oder seitens des Programmanbieters dafür geeignet und freigegeben sind.

Kosten für Softwarenutzung und Pflege beachten

Dabei sollte man darauf achten, dass einige Anbieter von Praxisverwaltungssoftware sich die Nutzung von Schnittstellen zu praxissintern vernetzen PC-Arbeitsplätzen und zu einer Software für das digitale Röntgen teuer bezahlen lassen. Auch das ist ein Punkt, der bei der eigenständig (und daher auch unbeeinflusst) durchgeführten Prüfung, „wie viel und welche Digitalisierung ist für die Praxis sinnvoll“, nicht an letzter Stelle stehen darf. Denn insbesondere die Kosten für die generelle Software-Nutzung sowie der finanzielle Aufwand für die routinemäßig anfallende Wartung, Pflege, Updates etc. müssen in das Kalkül für eine „digitale Anschaffung“ mit einbezogen sein. Bei der Erstellung von „Check-Listen“ im Rahmen der Projektierung „digitaler Veränderungen“ der Praxis kann es sehr hilfreich sein, diese Vorhaben im eigenen Qualitätszirkel zu diskutieren. So lassen sich (bereits von anderen gemachte) Fehler vermeiden. Und Honorare für vermeintlich professionelle Berater aus der Soft- und Hardware-Branche fallen auch nicht gleich an.

Fachkundige Beratung vor der Investition

Eine fachkundige Beratung vor einer Entscheidung ist aber anzuraten. Nur die wenigsten Zahnärztinnen und Zahnärzte sind Spezialisten für alle Fragen der sinnvoll angebrachten Digitalisierung in der Zahnarztpraxis und der damit zusammenhängenden zunehmenden Flut digitaler Daten. Diese wird sich nach der diesjährigen IDS mit neuen Produkten und Anwendungen noch weiter verstärken, und diese Datenflut muss in der Praxis auch weiter zweckorientiert zu bewältigen sein. Man könnte auch sagen, „korrekt gemanagt“ werden können.

Nicht immer nur die Wirtschaftlichkeit im Blick

Dass nicht jede Kaufentscheidung (für ein analog oder digital basiertes Produkt) auf der IDS eine reine Vernunftentscheidung war, ist und sein wird, ist unbestritten. Denn Zahnärzte und Zahnärztinnen sind von Berufs wegen Tüftler und Bastler und somit für Technik jeglicher Art leicht zu begeistern. Ob tatsächlich für die eigene Praxis notwendig oder nicht.

Wie bekundete neulich ein Zahnarzt auf der exklusiv ärztlich-/zahnärztlichen Dienstleistern im Gesundheitswesen zur Verfügung stehenden Internet-Plattform „coliquio“ so freimütig: „Ich weiß, dass sich meine DVT-Röntgenanlage, so lange ich sie haben werde, niemals rentieren wird. Aber Spaß, mit ihr zu arbeiten, macht es. Und ohne sie arbeiten möchte ich nicht wieder!“

Dr. Markus Th. Firla, Hasbergen-Gaste, Fabian Gehling, Daniel Gebing, Ahaus

Dr. Markus Th. Firla (Foto: Firla)

Markus Th. Firla (Jahrgang 1958), erhielt 1986 an der Wilhelms-Universität in Münster seine Approbation als Zahnarzt. Im selben Jahr erlangte er auch seine Promotion zum Dr. med. dent. Von 1986 bis 1994 war er Zeitsoldat (Sanitätsoffizier/Zahnarzt) bei der Bundeswehr mit fünfjähriger Verwendung am Bundeswehrkrankenhaus Osnabrück und bis zu seinem Ausscheiden als Leiter der Zahnstation des LwAusbRgt 3 Budel in den Niederlanden. 1994 ließ er sich in eigener zahnärztlicher Praxis in 49205 Hasbergen-Gaste nieder.
Seit 1988 ist er auch als zahnmedizinischer Fachjournalist und beratender Zahnarzt für Hersteller von Dentalprodukten engagiert. 1998 gründete er mit seiner Frau die Agentur WeCoMeD GmbH – Consulting & Services für seine nationalen und internationalen Aktivitäten als zahnmedizinscher Referent, Autor und zahnärztlicher Berater für den Dentalhandel, die dentale Industrie und die zahnärztliche Kollegenschaft. In Zusammenarbeit mit verschiedenen Herstellern erwarb er mehrere geschützte Gebrauchsmuster für zahnärztliche Instrumente sowie zwei Patente für zahnmedizinisch-zahntechnische Produkte. Mittlerweile blickt er auf mehr als hundert zahnärztlich-fachjournalistische Veröffentlichungen in deutscher und englischer Sprache zurück, hat vier Buchbeiträge geschrieben und eine Monographie, „Tooth-Shaping“, über subtraktive ästhetische Zahnformkorrekturen verfasst.
Von 2007 bis 2013 war Firla Fortbildungsreferent der Zahnärztekammer Niedersachsen für die Bezirksstelle Osnabrück. Seit 2008 ist er Gutachter des Medizinischen Dienstes (MDK) der Krankenkassen in Niedersachen und im Lande Bremen für den Gebietsbereich Zahnmedizin, seit 2017 ist er auch für den MDK Hessen sowie als Vertragsgutachter der KZV Niedersachsen tätig. Kontakt zum Autor unter E-Mail Dr.Firla@t-online.de.

Fabian Gehling

Fabian Gehling ist staatlich geprüfter Betriebswirt und Geschäftsführer der AmbiFOX GmbH in Ahaus, wo er bereits als Auszubildender angefangen hat. Er bestimmt bereits seit Jahren die technische Ausrichtung und Entwicklung des Hosting-Bereichs und hat sich heri besondere Expertise in den Bereichen Storage, Virtualisierung und System-Konzeptionierung erworben. Kontakt unter E-Mail F.Gehling@ambifox.de.

Daniel Gebing

Daniel Gebing ist Wirtschaftsinformatiker und hat schon während seines Studiums 2001 das Unternehmen ambiFox (damals KRP-IT) mitgegründet und zu einem Spezialisten für das sogenannte Full-Server Outsourcing von sensiblen Kunden- und Mandantendaten aufgebaut. Er selbst verfügt über besondere Expertise in den Bereichen Netzwerk, Firewalls und Cloud-Solutions. Kontakt unter E-Mail D.Gebing@ambifox.de. (Fotos: AmbiFOX

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