So wie jeder Patient, ist auch jede Abrechnung individuell und mitunter auch kompliziert. Aber: Fehlerhafte Abrechnungen können eine wirtschaftliche Gefahr für die Praxis bedeuten. Wer ein paar Punkte beachtet, umgeht die Gefahr.

Janine Schubert ist die Leiterin der Erstattungsservices für Zahnärzte bei der BFS Health Finance. Als Expertin für gebührenkonforme Abrechnung coacht die studierte Betriebswirtin auch Zahnarztpraxisteams in diesem Bereich. (Foto: BFS)

1.062.491 Euro – so hoch ist die Summe der gesicherten Rückforderungen für zahnärztliche und kieferorthopädische Leistungen laut des Berichts zur Bekämpfung von Fehlverhalten im Gesundheitswesen des GKV-Spitzenverbands. Das entspricht 768 abgeschlossenen Fällen allein in den Jahren 2016 und 2017. Und eines liegt auf der Hand: Die Rückforderungen muss der Zahnarzt aus eigener Tasche zahlen.

Diese Kosten lassen sich aber vermeiden, wenn nur das abgerechnet wird, was auch geleistet wurde.

Fünf goldene Regeln für gebührenkonforme Abrechnung

1. Dokumentation direkt bei der Behandlung: Der erste Schritt in Richtung korrekte und gebührenkonforme Abrechnung ist eine penible Dokumentation der erbrachten Leistungen. Am besten findet diese bereits im Behandlungszimmer statt. Damit wird sichergestellt, dass kein Schritt in der Behandlung verloren geht. Voll digitalisierte Praxen haben hier einen Vorteil: Neben den Beschreibungen der Behandlung können mithilfe der Praxissoftware auch direkt die entsprechenden Gebührenziffern eingetragen werden – das spart Zeit und Mühe für das Praxisteam.

2. Gebührenordnungen im Blick behalten: Viele Abrechnungen sind auch fehlerhaft, weil die kassen- und privatzahnärztlichen Gebührenordnungen Bema und GOZ nicht korrekt umgesetzt werden. Das führt auch zu einer Abweichung von erbrachter und abgerechneter Leistung und kann im Umkehrschluss zu Rückforderungen oder nicht genutztem Abrechnungspotenzial führen.

3. Daten sammeln mit Hilfe der Tagesliste: Um einen besseren Überblick über alle erbrachten und dokumentierten Leistungen des Tages zu erhalten, empfiehlt es sich, nach der letzten Behandlung des Tages alles in einer Tagesliste beziehungsweise Tagesstatistik zusammenzuführen. Anhand dieser Liste als zentralem Sammelort für erbrachte Leistungen können am Ende des Monats die Abrechnungen einfach erstellt werden.

4. Regeln aufstellen und im Team abstimmen: Alle oben genannten Empfehlungen für eine gebührenkonforme Abrechnung funktionieren nur, wenn das ganze Praxisteam hier an einem Strang zieht. Für eine lückenlose Abrechnung muss jede Praxis ihre eigenen, individuellen Regeln im Team absprechen und gemeinsam aufstellen. Zudem können regelmäßig aufkommende Probleme und Herausforderungen bei der Dokumentation in Team-Meetings angesprochen und diskutiert werden. Außerdem kann man so auch bei im Nachhinein aufkommenden Fragen schnell Auskunft geben und eventuelle Rückforderungen widerlegen.

5. Regelmäßige Coachings frischen das Wissen auf: Um das bestehende Wissen aufzufrischen und das gesamte Team auf einen Wissensstand zu bringen, empfiehlt es sich, neben den Abrechnungsregeln und den Team-Meetings auch regelmäßige Coachings und Fortbildungen zum Thema Abrechnung anzubieten. In solchen intensiveren Sitzungen kann das Team auch kompliziertere Sonderfälle in puncto Abrechnung ansprechen und wertvolle Tipps sammeln.

Fakt ist: Ein sauberer Abrechnungs-Workflow erspart Arbeit und Ärger. Gebührenkonformität ist sowohl für die Abrechnung mit einem gesetzlichen Versicherer als auch für die Privatliquidation unabdingbar. Wenn das Team hierbei nicht sorgfältig arbeitet und dokumentiert, besteht das Risiko, zu viel oder zu wenig abzurechnen – und das bedeutet in beiden Fällen einen finanziellen Nachteil für die Zahnarztpraxis.

Sind die Regeln für Dokumentation und Abrechnung jedoch klar definiert und in den Praxisalltag integriert, nehmen sie dem Team letztlich Arbeit und Ärger ab und ersparen lästige Rückforderungen.

Janine Schubert, Dortmund

BFS Health Finance ist Premium Partner des Deutschen Zahnärztetags und besetzt im Netzwerk der Kompetenzen den Bereich „Abrechnungslösungen & Service“. Das BFS-Team steht den Besucherinnen und Besuchern des Deutschen Zahnärztetags am 8. und 9. November 2019 im Congress Center der Messe Frankfurt (Main) gerne für Fragen und Informationen zur Verfügung.

Titelbild: Tyler Olson/Shutterstock.com